Bonul fiscal este documentul care dovedește o vânzare directă între comerciant și client, emis automat de casa de marcat la fiecare plată. Deși pare banal, bonul fiscal este una dintre piesele centrale ale sistemului fiscal din România. Fără el, o tranzacție nu este recunoscută oficial, iar comerciantul riscă sancțiuni serioase. În viața de zi cu zi, fiecare cumpărător primește zeci de bonuri fără să le dea mare importanță, însă din perspectiva legală și contabilă, acest document are o greutate clară: el atestă încasarea unei sume și calculul TVA aferent.
Bonul fiscal conține date precise: denumirea firmei, codul fiscal, numărul casei de marcat, produsele vândute, totalul, TVA-ul și data tranzacției. Nu are rolul de document contabil complet, ci doar de dovadă a vânzării cu amănuntul. Spre deosebire de factură, nu oferă posibilitatea de deducere a TVA pentru cumpărătorul persoană juridică și nu detaliază informații despre beneficiar. În schimb, este obligatoriu pentru toate vânzările către persoane fizice.
De aceea, deși pare un simplu bilețel tipărit, bonul fiscal are o funcție esențială în circuitul economic: asigură transparența tranzacțiilor și protejează atât clientul, cât și statul.
Diferența fundamentală dintre bon fiscal și factură
Factura este documentul care confirmă o tranzacție între două părți identificate clar: vânzător și cumpărător. Ea include datele ambelor părți: denumirea firmei, adresa, codul fiscal, contul bancar, și are o valoare contabilă deplină. O factură poate fi emisă atât pentru persoane juridice, cât și pentru persoane fizice, dar este esențială în relațiile comerciale între firme.
Spre deosebire de bonul fiscal, factura permite deducerea TVA și înregistrarea cheltuielii în contabilitate. Astfel, pentru o firmă, diferența este majoră: un bon fiscal nu poate fi folosit pentru deducerea TVA, decât dacă este însoțit de codul de identificare fiscală al beneficiarului și are o valoare sub 400 lei.
Principalele diferențe se pot rezuma clar:
- Bonul fiscal se emite automat, la fiecare plată, pentru orice cumpărător.
- Factura se emite doar la cerere sau între firme.
- Bonul are scop de înregistrare a vânzării și TVA-ului colectat.
- Factura servește la evidența contabilă, deducerea TVA și justificarea unei cheltuieli.
Pe scurt, factura este un document complet, cu valoare fiscală deplină, în timp ce bonul fiscal este dovada unei vânzări directe.
Când se emite bonul fiscal și când se emite factura
Orice comerciant care vinde bunuri sau servicii către persoane fizice trebuie să emită bon fiscal. Obligația este reglementată prin lege, iar nerespectarea acesteia se sancționează sever. Există, însă, situații clare în care clientul poate solicita și factură.
Bonul fiscal se emite:
- la vânzarea de produse către public;
- la prestarea de servicii direct către client;
- la încasarea numerarului sau cu cardul prin POS.
Factura se emite:
- între firme, pentru livrări de bunuri sau servicii;
- la cererea clientului, chiar dacă s-a emis deja un bon fiscal;
- în cazul comenzilor online, unde plata se face prin bancă;
- pentru servicii care implică contracte, abonamente sau lucrări personalizate.
În practică, multe magazine emit automat bonul fiscal, dar oferă și posibilitatea de a solicita factură pe baza bonului. În acest caz, factura include datele cumpărătorului și se atașează bonului emis, pentru a valida tranzacția.
Pentru o firmă, este important să solicite factura dacă dorește să înregistreze cheltuiala și să deducă TVA-ul. Bonul simplu nu este suficient.
Ce informații conține fiecare document
Structura bonului fiscal este standardizată și generată automat de casa de marcat. El include:
- denumirea firmei și codul fiscal;
- numărul de înregistrare al aparatului fiscal;
- lista produselor sau serviciilor;
- valoarea fiecărui articol;
- totalul și TVA-ul;
- data și ora emiterii;
- forma de plată (numerar, card etc.).
Factura, în schimb, conține elemente suplimentare:
- datele complete ale vânzătorului și cumpărătorului;
- numărul unic al facturii;
- codurile de produs, cantitățile, prețurile unitare;
- sumele fără TVA, valoarea TVA și totalul general;
- termenul de plată, semnătura sau aprobarea electronică.
Diferența de detaliu face ca factura să fie utilizată în scopuri contabile, în timp ce bonul fiscal rămâne un document de evidență rapidă.
Astăzi, majoritatea firmelor folosesc facturi electronice, integrate în sistemul e-Factura, gestionat de ANAF. Bonurile fiscale, de asemenea, sunt transmise electronic către autorități prin casele de marcat conectate la sistemul fiscal național.
Aspecte legale și obligații pentru firme
Emiterea bonului fiscal este reglementată prin Ordonanța de urgență nr. 28/1999. Aceasta impune dotarea tuturor comercianților cu aparate de marcat electronice fiscale și interzice încasarea sumelor fără emiterea bonului. În cazul în care clientul nu primește bonul, are dreptul să refuze plata sau să sesizeze autoritățile.
Amenzile pot ajunge până la 10.000 lei, iar în cazuri repetate se poate dispune suspendarea activității. Bonul fiscal trebuie emis indiferent de valoarea tranzacției, chiar și pentru sume foarte mici.
Factura, în schimb, este reglementată de Codul Fiscal și Ordinul nr. 2634/2015. Ea trebuie emisă:
- la fiecare livrare de bunuri către o altă firmă;
- pentru servicii între profesioniști;
- pentru plăți în avans sau contracte comerciale.
Din 2024, multe firme sunt obligate să transmită facturile prin sistemul e-Factura, ceea ce aduce un control mai strict al tranzacțiilor și reduce riscul de evaziune.
Respectarea regulilor privind emiterea documentelor fiscale nu este doar o cerință legală, ci și o garanție de corectitudine în afaceri.
Când bonul fiscal poate înlocui factura
În anumite cazuri, legislația permite ca bonul fiscal să țină loc de factură. Condițiile sunt precise:
- valoarea totală a bonului să fie sub 400 lei (inclusiv TVA);
- bonul să conțină codul de identificare fiscală al beneficiarului.
Această situație este des întâlnită în tranzacțiile de mică valoare între firme, cum ar fi achizițiile rapide de consumabile, combustibil sau materiale uzuale.
Pentru a fi acceptat în contabilitate, bonul fiscal trebuie:
- să fie clar tipărit;
- să nu conțină erori;
- să fie înregistrat în jurnalul de cumpărări;
- să fie anexat la documentele justificative ale firmei.
Dacă aceste condiții nu sunt îndeplinite, bonul nu are valoare fiscală pentru deducerea TVA-ului și poate fi respins la control.
Această excepție simplifică munca firmelor mici, care nu trebuie să solicite facturi pentru fiecare cumpărătură minoră.
Rolul bonului fiscal în combaterea evaziunii
Bonul fiscal are un rol social și economic important. El ajută statul să urmărească fluxul real al banilor din economie și reduce posibilitatea încasărilor „la negru”.
Casele de marcat electronice transmit automat datele către ANAF, astfel încât fiecare vânzare este înregistrată în timp real. Acest sistem crește transparența și permite autorităților să monitorizeze corect plata taxelor.
Pentru consumatori, bonul fiscal oferă siguranță. El poate fi folosit:
- ca dovadă de plată pentru garanții sau retururi;
- pentru verificarea corectitudinii prețurilor;
- în cazul unor reclamații sau dispute comerciale.
Așadar, bonul fiscal nu este doar o obligație legală, ci și o protecție pentru cumpărător. Păstrarea bonurilor pentru produsele importante este o practică recomandată.
Digitalizarea și viitorul documentelor fiscale
În ultimii ani, digitalizarea a schimbat complet modul de emitere și gestionare a documentelor fiscale. Bonurile și facturile electronice devin norma, nu excepția.
Sistemul e-Factura și casele de marcat conectate online elimină necesitatea arhivării fizice și permit verificări rapide. Pentru firme, avantajele sunt clare:
- reducerea birocrației;
- eliminarea erorilor de completare;
- transmiterea automată a datelor către ANAF;
- accesul rapid la istoricul tranzacțiilor.
Pentru consumatori, apar aplicații care permit stocarea digitală a bonurilor, o soluție utilă pentru garanții sau deduceri.
Pe termen lung, diferența dintre bon și factură se va estompa. Documentele vor fi generate și validate automat, iar verificarea fiscală se va face electronic, în timp real.
Bonul fiscal și factura sunt două documente esențiale, dar cu roluri diferite. Bonul atestă vânzarea și plata, în timp ce factura confirmă tranzacția între două părți identificate și permite deducerea TVA.
Pentru persoane fizice, bonul fiscal este suficient. Pentru firme, factura este obligatorie dacă vor să înregistreze cheltuiala.
Respectarea regulilor privind emiterea documentelor fiscale nu este doar o cerință legală, ci o formă de disciplină economică. Bonul fiscal protejează cumpărătorul, iar factura asigură transparența contabilă.
Într-o economie digitală, ambele documente devin tot mai interconectate. Înțelegerea diferenței dintre ele ajută orice antreprenor sau consumator să acționeze corect și să evite problemele fiscale.
